【新入社員】会社に掛かってくる電話に出る【試用期間終了】

やっと本題。
今年の4月に社会人になりました。早3ヶ月が経過しました。
今思い出すと懐かしさがこみ上げてきますが、4月に新入社員研修でビジネスマナーなどを研修しました。
その中で電話対応もやりました。掛かってくる電話にはなるべく取ろうと努力しました。
そしたら電話に出るのが楽しくなりましたというお話。楽しいは言い過ぎかなあ。

最初、自分の席にいるときは、電話が鳴るたびにビクビクしていました。が、2週間ほどで慣れてきます。
ほとんどが取り次ぎです。「〜の〜ですが、〜さんはいますか」というおきまりのパターン。

• 取次先の人
• 相手先の企業
• 掛けてきた人の名前

が分かります。
電話を取り始めて間もないときは、相手の会社名をググることをしてました。会社の取引先が分かるようになりました。
次に、取次先の社内の人を探すために、座席表を印刷して机にはっ付けておきました。何故か違う部署の人宛に電話が掛かってくることがあるので、別の部署の座席表もはっ付けてあります。
で、内線を掛けて相手を呼び出すんですが、座席表が古くなっていて書いてある内線番号に掛けてもそこにいない(席移動)という事態がたまにあります。
最新の座席表を見ても変わっていないので、座席表更新担当の人にメールしました。何故か感謝されました。

この後は「何度も電話を取っていると」シリーズでお楽しみ下さい

• 何度も電話を取っていると

会社名(と名前だけ)で取次先が誰か分かるようになってきます。

• 何度も電話を取っていると

前にも掛けてきた同じ人からかかってくることがあります。
話はそれますが、仕切りを隔てた向こう側に同期がいて、その人もよく電話を取ります。
その様子を見ていて、負けず嫌いで自分も電話を取っていた感があるんですが、少し話を戻して、電話の相手から「○○さん？」(○○はその同期の名前)と言われたことがありました。悔しかったので伝言を聞いて、最後に「●●が承りました」(●●は自分の名前)と言うようになりました。
相手からはまたいつものあの人的な印象を植え付けることができます。だからどうしたと言われればそこまでですが。

• 何度も電話を取っていると

取り次ぎのルーチンが分かってきます。たまにどこに回せば分からない、自分が答える状況になったりしますが希です(自分の場合は)。どの部署がどんな仕事をしているか把握しておきましょう。

これまでの反省点

まだ謙譲語がうまく使えません。
はっきり喋りましょう(周りの人に聞こえるくらい)

まとめ

• 電話取るのオススメです。メリット沢山。
• 総務ってすごいなあ。

// 電話に関しては、色々書き散らして書いてないこともまだありますがこのへんで
// 会社の人がヲチしていて何か言われたら消します